Общие сведения о первичной документации

Первичный документ – это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции (ст.1 Закона № 996). Первичные документы являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы (п.1 ст.9 Закона № 996).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться в бумажной или в электронной форме. Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронный документооборот.

Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. В утвержденные типовые формы допускается включение других реквизитов, если в них есть необходимость исходя из особенностей деятельности предприятия (письмо Госкомстата Украины от 07.03.2007 г. № 14/225/149). Документирование хозяйственных операций также может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм (п.2.7 Положения № 88).

К обязательным реквизитам относятся (п.2 ст.9 Закона № 996):

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, первичные документы могут, помимо указанных выше обязательных реквизитов, содержать дополнительные реквизиты, в частности (п.2.4 Положения № 88):

При заполнении первичных документов свободные строки прочеркиваются.

Составленные документы подписываются лицами, имеющими право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, ТМЦ, нематериальных активов и другого имущества. Перечень указанных лиц утверждает руководитель предприятия (п.2.13 Положения № 88).

Документ должен быть подписан лично таким лицом, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись применяется с учетом требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом и другим актами гражданского законодательства (п.2.5 Положения № 88).

Не допускается использование факсимильной подписи на кассовых документах, документах на перечисление безналичных денежных средств (письмо НБУ от 30.10.2006 г. № 25113/245311507, письмо ГФСУ от 04.05.2016 г. № 4582/Л/99-95-42-01-14).

Ошибки в первичных документах, составленных от руки, исправляются корректурным способом: неправильный текст или цифры зачеркиваются (одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное) и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Исправление ошибки сопровождается записью «исправлено» и подтверждается подписями лиц, подписавшими этот документ, с указанием даты исправления (п.4.2, 4.4 Положения № 88).

В кассовых, банковских документах, а также в документах, отражающих операции с ценными бумагами, исправления не допускаются (п.4.5 Положения № 88).

Порядок движения первичных документов регулируется графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя предприятия. Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия (п.5.1, 5.5 Положения № 88).

Сроки хранения первичных документов установлены в Перечне типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5.

Документальное оформление хозяйственных операций

Сроки хранения документов по бухгалтерскому учету и отчетности